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Trabajando con
bases de datos Access orientado a lo laboral parte uno, diseñando
Se toma como ya estudiado y aprendido lo básico que ya se ha
explicado
Supongamos que deseamos realizar una base de datos para una
actividad laboral, por ejemplo para la sección de ventas.
Podría haber una cantidad enorme de datos por ejemplo vendedor,
producto, características especiales, empresa, numero de contacto,
nombre de contacto, zonas, productos, costos etc, etc |
Lo que se realiza en estos
casos es realizar tablas relacionadas entre si, Poseeremos una única base de
datos de Access pero en realidad esta poseerá dentro de si de si varias
secciones, es decir tablas relacionadas. De esta forma no se mostrará una
inmensa información cada ves que se desea buscar un dato concreto como ser
por ejemplo cantidad de ventas que realizó un vendedor. Una ves realizadas
los formularios y consultas que se necesiten. Asimismo al realizar esto,
será mas sencilla la manipulación de datos por ejemplo para buscar un simple
teléfono de un vendedor. No hace falta ver todos los datos de los productos
que vendió, de su zona, clientes, horarios, etc. etc. para saber sus datos
personales habría una tabla "Datos personales de trabajadores" por ejemplo.
Es importante el diseño y planificación en una base de datos destinada a lo
laboral.
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Hay que realizar las tablas que
se necesiten que se relacionen al menos por un campo en común es decir una
base de datos relacional. Tenga en cuenta que Access esta diseñado
principalmente para base de datos personales o de pequeñas empresas, no es
un sistema optimizado para realizarle llamas al mismo tiempo de distintos
sitios en una red. Como por ejemplo una red de supermercados. Se
ralentizaría mucho en este ultimo caso. No obstante es util para una empresa
en la cual no se estarían haciendo llamadas a la base de datos a cada
instante, múltiples usuarios.
El acceso entre usuarios a una
base de datos es sencilla, se realiza mediante formularios en los cuales se
agregan los campos que se deseen teniendo en cuenta las claves principales
Clave principal
Se utiliza para relacionar
tablas, los campos principales no se pueden duplicar, es decir si al campo
Nombre se le asignó una clave principal, este no puede contener dos
registros iguales, es decir no pueden haber dos personas con nombre
idéntico, tampoco puede haber un valor nulo, por ejemplo si no sabe el
nombre. Muchas veces o mejor dicho generalmente se utiliza un numero
identificador o código como clave principal ya que es factible que existan
dos personas con igual nombre, esto es una recomendación. Si lo desea Access
cuenta con el formato Autonumérico para especificar rangos, en ves de
especificar número o texto seleccione Autonumerico cuando diseña la tabla,
se irá generando un numero identificador que corresponda a cada producto,
cliente o vendedor cada ves que se agregue uno nuevo, se generará un nuevo
número. El formato Autonumérico se lo suele utilizar como clave principal.
En una tabla que se relacionará
pueden haber uno o mas claves principales. Para agregar una clave principal:
En una tabla, en vista diseño, posicionar el cursor del mouse a la izquierda
del registro en el cual desea colocar la clave, realice un clic para
seleccionarlo y pulse el botón derecho del mouse para del menú emergente
seleccionar la opción "Clave principal". Otra forma de hacer esto seria
seleccionar el campo y pulsar en el botón "Clave principal" de la barra de
herramientas standard de Access, en la versión que yo estoy utilizando ahora
posee un dibujo de un candadito.
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El primer paso
para realizar una base de datos laboral es listar los datos que se
utilizarán y desarrollar luego las tablas que contendrán los campos
designando claves principales. Hay que ser prácticos en este punto.
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