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Curso de Access aprender Microsoft Office Access orientado a lo laboral Relaciones de tablas y formularios

Consideraciones generales: Access laboral parte 3

Cuando diseñe una tabla si cree que utilizará distintas partes de un campo divida ese campo y cree dos ya que así será mas sencillo utilizar la base de datos y realizar consultas en un futuro. Si no va a usar por ejemplo nombre y apellido por separado deje solo un campo "Nombre". Evite campos innecesarios, así como faltantes.

1. Cada tabla contenga exclusivamente los datos que se utilizarán, por ejemplo en una tabla de productos vendidos si es importante el vendedor que vendió el producto agregar el campo, si esto no se utilizará o se hará solo en algunos productos y no es importante se pueden agrupar todas estos datos no importantes como texto en un campo memo "comentarios" y aquí escribir datos puntuales que no se usaran para generar estadísticas, simplemente serán aclaraciones.

2. Si necesita en una tabla un conjunto de datos relacionados con otro conjunto de datos utilice un identificador que sea la clave principal de otra tabla. Por ejemplo en una tabla de productos es probable se necesiten datos de donde comprarlos. Entonces se haría un "ide proveedor".

3. Una base de datos tiene que facilitar y agilizar no complicarlo. Cada base de datos debe ser "a medida",

 

4. Cuando asigne un tipo de datos a una tabla, si el campo es un numero pero no se lo utilizará para realizar cálculos como un teléfono o un código numérico de un producto se recomienda asignar campo texto ya que si lo desea mas adelante podrá combinar textos con números.

5. Recuerde que cuando relaciona tablas los campos deben ser iguales o si hay un campo autonumerico en una tabla se lo podrá relacionar con uno numérico en la otra. Un campo único en una tabla no tiene porque ser único en otra.

6. Cuando diseña una tabla en Access posiblemente le será útil configurar alguna propiedad de un tipo de campo determinado. Las propiedades poseen nombres intuitivos. Igualmente se explicaré algunos. Al configurar reglas se previenen errores al ingresar datos

 

"Valor predeterminado" como su nombre lo indica mostrará el valor que se ingrese de forma predeterminada, es útil si generalmente tomará un valor o para no crear valores nulos, vacíos cuando no corresponda.

"Regla de validación" son las condiciones que debe tener un dato para ser aceptado por ejemplo si en un campo texto escribe "a?" solo aceptara que el texto contenga dos letra y que la primera comience con la letra a, por ejemplo esto sería útil si se posee códigos tales como a1, a2... etc de productos

"Texto de validación" Es el texto que se mostrara si se ingresa un valor no valido.

"Requerido": Indica si es obligatorio o no introducir un valor en el campo.

 

7. Signos de validación o validos para Access al utilizarse en filtros o búsquedas van a depender del campo en cuestión y hay muchos solo doy unos ejemplos por ahora.

En texto "" lo que va a dentro es texto; ? el signo de pregunta es un carácter desconocido; * el asterisco significa todos los caracteres y cualquier cantidad

En número , una coma es separador es separador decimal; . un punto es separador de miles; 0 el cero muestra un dijito o el cero; # el numeral muestra un numero o espacio en blanco; = el igual indica que sea igual; < menor; > mayor

En fechas dd las letras d representan los dias; las letras mm los meses; las letras aa los años; no estoy seguro si en todos los idiomas son las mismas letras, la cantidad de las mismas modificara la forma de mostrar.

8. Para terminar este texto de estudio diré que Tamaño de campo especifica la cantidad de datos que entrará byte de 0a 255; entero (32768) y entero largo (2147483647) mas números pero sin decimales; simple y doble permites 7 y 15 decimales, Cuanto mas grande es el espacio que se le asigne mas lugar reservará en memoria.

 

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