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Curso de Access aprender Microsoft Office Access orientado a lo laboral. Relaciones de tablas y formularios

Formularios

Formularios ¿Porque llenar los datos mediante un formulario y no directamente en la tabla? Sencillamente porque el formulario previene errores de borrar o modificar sin desearlo un dato anterior. Además son mas configurables y por ello mas cómodos que una tabla. La integridad y resguardo de los datos es fundamental

Un formulario puede tomar o depositar datos de distintas tablas según como se lo halla diseñado.

 Siguiendo el ejemplo y explicando de lo mas sencillo a lo complicado algo sencillo:

Tengo dos tablas realizadas una para datos de vendedores y otra productos vendidos con un numero de facturación que es autonumerico. Hay distintos local, en el edificio y los vendedores se rotan de zona. Es una empresa muy especial el vendedor sabe su nombre de vendedor y la cajera lo ingresa en el sistema, su nombre de vendedor es el que factura en la tabla Vendedores, con un formulario de facturación, además se desea que aparezcan los dados de cada venta que realizó cada vendedor al observar sus datos en la tabla 1.

 

Haber si se comprendió bien: por un lado quiero los datos de todos los vendedores con sus ventas realizadas, y por otro una tabla con un numero de facturación, y todo lo relacionado, es decir nombre del producto, precio, incluso nombre de vendedor. Lo que se desea es que al ingresar los datos no estén obviamente todos los del vendedor.

Siendo este el caso hay que relacionar el nombre del vendedor de la tabla 1 con el del nombre del vendedor de la tabla 2 observe la imagen siguiente

 

Esta es la vista relaciones. Aquí se observan las dos tablas de las que hablé, podrán contener mas o menos datos según se desee. Una tabla es de productos incluyendo numero de factura y en la otra poseemos los datos de vendedor. Para acceder a esta vista hay que pulsar en el botón "Relaciones" de la barra de herramientas Standard de Access está cerca del ultimo botón que es el de ayuda. Al pulsar en el botón relaciones se mostrará una ventana del cual tendrá que seleccionar las tablas. Luego aparecerán como cuadraditos con los nombres de campo como se muestra en la imágen de arriba. Para relacionar un campo con otro no necesitan tener exactamente el mismo nombre,  si mismo tipo de datos es decir que en las dos tablas sean en este caso el mismo campo que se relaciona texto. Para relacionar se hace un clic en un campo y se lo arrastra y suelta sobre el campo de la otra tabla que se desee relacionar. Entonces aparecerá una línea uniendo los dos campos relacionados como se muestra en la figura. Para borrar una relación realizada seleccione la línea y con botón derecho sobre esta menú contextual seleccione borrar.

Tenga en cuenta que si modifica algo de la estructura de una base de datos con datos ingresados es muy probable que rompa o borre datos.

Una ves realizada la relación de la tabla se realizará un formulario por ahora rápido a modo de ejemplo con el asistente fíjese que se podrá hacer solo con la tabla Productos y si utiliza un nombre de vendedor igual al de vendedores le mostrará las ventas que halla realizado (llene algunos registros). No es necesario en este caso pero para ingresar datos de varias tablas, en un formulario

asistente para formularios en Microsoft Access

Si realizó bien la relación al ingresar datos por el "formulario de facturacion" al lado de el nombre de un vendedor que alla vendido aparecerá un signo + en el cual al hacer clic mostrará los productos que ha vendido. Esto es simplemente la vista directamente en tabla, no conviene utilizarla por seguridad de los datos, pero por ahora se esta aprendiendo... Este es un texto del curso de Access totalmente gratis para uso personal dado en www.estudiargratis.com.ar.

curso de Microsoft Access vincular tablas de datos

En esta ocasión se utilizó Access 2002 las capturas superiores corresponden a este programa de la empresa Microsoft expuestas a modo de ejemplo

 

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